Loading...
HomeMy WebLinkAbout2020-11-02-J01K Fire Department-HGAC Cooperative Purchasing AgreementAGENDA ITEM: CITY OF WAUKEE, IOWA CITY COUNCIL MEETING COMMUNICATION MEETING DATE: November 2nd, 2020 AGENDA ITEM:Consideration of approval of a resolution approving Interlocal Contract for Cooperative Purchasing between H-GAC and the Waukee Fire Department FORMAT:Consent Agenda SYNOPSIS INCLUDING PRO & CON: The Houston- Galveston Area Council (HGAC-Buy) is a large group purchasing consortium. Prices for products are pre-negotiated, negating the need for the specification and public bidding process. The products are “stock” with the ability to customize roughly 30%. Numerous cities in the state use this system including Urbandale and West Des Moines. FISCAL IMPACT INCLUDING COST/BENEFIT ANALYSIS: Joining the consortium saves considerable staff time and typically facilitates a lower cost. There is no cost to join the consortium. COMMISSION/BOARD/COMMITTEE COMMENT: STAFF REVIEW AND COMMENT: Staff recommends approval RECOMMENDATION: Approve the resolution. ATTACHMENTS: I. Proposed Resolution & Agreement PREPARED BY: Fire Chief Clint Robinson REVIEWED BY: PUBLIC NOTICE INFORMATION – NAME OF PUBLICATION: DATE OF PUBLICATION: J1K THE CITY OF WAUKEE, IOWA RESOLUTION 2020- APPROVING AGREEMENT BETWEEN IOWA DEPARTMENT OF HOMELAND SECURITY AND EMERGENCY MANAGEMENT AND CITY OF WAUKEE FIRE DEPARTMENT IN THE NAME AND BY THE AUTHORITY OF THE CITY OF WAUKEE, IOWA WHEREAS, the City of Waukee, Iowa is a duly organized municipality within Dallas County; AND, WHEREAS, the Houston-Galveston Area Council (H-GAC) is a large group purchasing consortium, providing product pricing that is pre-negotiated, negating the need for the specification and public bidding process; AND, WHEREAS, there is no cost to join the consortium, and membership saves considerable staff time and typically facilitates a lower cost. NOW THEREFORE BE IT RESOLVED by the City of Waukee City Council in session this 2nd day of November, 2020, that it hereby approves an Interlocal Contract for Cooperative Purchasing between H-GAC and the Waukee Fire Department. ____________________________ Courtney Clarke, Mayor Attest: ___________________________________ Rebecca D. Schuett, City Clerk RESULTS OF VOTE: AYE NAY ABSENT ABSTAIN Anna Bergman R. Charles Bottenberg Chris Crone Larry R. Lyon Ben Sinclair INTERLOCAL CONTRACT FOR COOPERATIVE PURCHASING ILC No.: ILC20­10874 Permanent Number assigned by H­GAC THIS INTERLOCAL CONTRACT (“Contract”), made and entered into pursuant to the Texas Interlocal Cooperation Act, Chapter 791, Texas Government Code (the “Act”), by and between the Houston­Galveston Area Council, hereinafter referred to as “H­GAC,” having its principal place of business at 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, Texas 77027, and  , a local government, a state agency, or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, hereinafter referred to as “End User,” having its principal place of business at  , . Waukee Fire Dept 230 W Hickman Rd Waukee IA 50263 WITNESSETH , H­GAC is a regional planning commission and political subdivision of the State of Texas operating under Chapter 391, Texas Local Government Code; and WHEREAS , pursuant to the Act, H­GAC is authorized to contract with eligible entities to perform governmental functions and services, including the purchase of goods and services; and WHEREAS , in reliance on such authority, H­GAC has instituted a cooperative purchasing program under which it contracts with eligible entities under the Act; and WHEREAS , End User has represented that it is an eligible entity under the Act, that its governing body has authorized this Contract on  (Date), and that it desires to contract with H­GAC on the terms set forth below; WHEREAS 10/01/2020 , H­GAC and the End User do hereby agree as follows:NOW, THEREFORE ARTICLE 1: LEGAL AUTHORITY The End User represents and warrants to H­GAC that (1) it is eligible to contract with H­GAC under the Act because it is one of the following: a local government, as defined in the Act (a county, a municipality, a special district, or other political subdivision of the State of Texas or any other state), or a combination of two or more of those entities, a state agency (an agency of the State of Texas as defined in Section 771.002 of the Texas Government Code, or a similar agency of another state), or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, and (2) it possesses adequate legal authority to enter into this Contract. ARTICLE 2: APPLICABLE LAWS H­GAC and the End User agree to conduct all activities under this Contract in accordance with all applicable rules, regulations, and ordinances and laws in effect or promulgated during the term of this Contract. ARTICLE 3: WHOLE AGREEMENT This Contract and any attachments, as provided herein, constitute the complete contract between the parties hereto, and supersede any and all oral and written agreements between the parties relating to matters herein. ARTICLE 4: PERFORMANCE PERIOD The period of this Contract shall be for the balance of the fiscal year of the End User, which began  and ends . This Contract shall thereafter automatically be renewed annually for each succeeding fiscal year, provided that such renewal shall not have the effect of extending the period in which the End User may make any payment due an H­ GAC contractor beyond the fiscal year in which such obligation was incurred under this Contract. 07/01/2020 06/30/2021 ARTICLE 5: SCOPE OF SERVICES The End User appoints H­GAC its true and lawful purchasing agent for the purchase of certain products and services through the H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submission of any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC. All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC. Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User. ARTICLE 6: PAYMENTS H­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, and presentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay H­ GAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenues available to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or services End User procures from an H­ GAC contractor. ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTS This Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, or deletions to the terms of this Contract which are required by changes in Federal and State law or regulations are automatically incorporated into this Contract without written amendment hereto and shall become effective on the date designated by such law or regulation. H­GAC reserves the right to make changes in the scope of products and services offered through the H­GAC Cooperative Purchasing Program to be performed hereunder. ARTICLE 8: TERMINATION PROCEDURES H­GAC or the End User may cancel this Contract at any time upon thirty (30) days written notice by certified mail to the other party to this Contract. The obligations of the End User, including its obligation to pay H­GAC’s contractor for all costs incurred under this Contract prior to such notice shall survive such cancellation, as well as any other obligation incurred under this Contract, until performed or discharged by the End User. ARTICLE 9: SEVERABILITY All parties agree that should any provision of this Contract be determined to be invalid or unenforceable, such determination shall not affect any other term of this Contract, which shall continue in full force and effect. ARTICLE 10: FORCE MAJEURE To the extent that either party to this Contract shall be wholly or partially prevented from the performance within the term specified of any obligation or duty placed on such party by reason of or through strikes, stoppage of labor, riot, fire, flood, acts of war, insurrection, accident, order of any court, act of God, or specific cause reasonably beyond the party's control and not attributable to its neglect or nonfeasance, in such event, the time for the performance of such obligation or duty shall be suspended until such disability to perform is removed; provided, however, force majeure shall not excuse an obligation solely to pay funds. Determination of force majeure shall rest solely with H­GAC. ARTICLE 11: VENUE Disputes between procuring party and Vendor are to be resolved in accord with the law and venue rules of the State of purchase. THIS INSTRUMENT HAS BEEN EXECUTED BY THE PARTIES HERETO AS FOLLOWS: Waukee Fire Dept Name of End User (local government, agency, or non­profit corporation) 230 W Hickman Rd Mailing Address , Waukee IA 50263 City, State ZIP Code Signature of chief elected or appointed official | Date , Courtney Clarke Mayor Typed Name & Title of Signatory Houston­Galveston Area Council 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, TX 77027 By: Executive Director Date: END USER DATA Please sign and return the Interlocal Contract, along with this completed form, to H­GAC by emailing it to cpcontractfax@h­gac.com or by faxing it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: H­GAC Cooperative Purchasing Program P.O. Box 22777, Houston, TX 77227­2777  County Name: Name of End User Agency:Waukee Fire Dept Dallas Mailing Address: , 230 W Hickman Rd Waukee IA 50263 Main Telephone Number:  FAX Number:(515) 978­7998 Physical Address: , 1300 SE LA GRANT PKWY Waukee IA 50263 Web Site Address: www.waukee.org Official Contact:Linda Burkhart Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Finance Director Ph No.: (515) 978­7900 FX No.: E­Mail Address: lburkhart@waukee.org Authorized Official:Courtney Clarke Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Mayor Ph No.: (515) 978­7900 FX No.: E­Mail Address: cclarke@waukee.org Official Contact:Clint Robinson Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Fire Chief Ph No.: (515) 978­7998 FX No.: E­Mail Address: crobinson@waukee.org Official Contact:Tomme Tysdal Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Deputy Fire Chief Ph No.: (515) 978­7998 FX No.: E­Mail Address: ttysdal@waukee.org Official Contact: Mailing Address: ,  Title: Ph No.: FX No.: E­Mail Address: ILC No.: ILC20­10874 Permanent Number assigned by H­GACNON­PROFIT CERTIFICATION  (End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance with the Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles of Incorporation are enclosed. Waukee Fire Dept 42­6006605 End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services. “Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas: Functions/Services: Police Protection Detention Services; Streets Roads Drainage; Parks Recreation; Planning; Fire Protection; Library Museum Services; Engineering; Administrative Functions: Tax Assessment Collection; Purchasing; Records Management Services; Data Processing; Equipment Repair; End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services or functions end user provides. End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by this restriction. By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate. Signature of End User , Courtney Clarke Mayor Printed Name and Title Date COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS Step 1 (complete) Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered. Step 2 Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity. Step 3 Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: PO Box 22777  Houston, TX 77227­2777 H­GAC Cooperative Purchasing Program If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents. Step 4 H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically. INTERLOCAL CONTRACT FORCOOPERATIVE PURCHASING ILC No.:ILC20­10874Permanent Number assignedby H­GACTHIS INTERLOCAL CONTRACT (“Contract”), made and entered into pursuant to the Texas Interlocal Cooperation Act,Chapter 791, Texas Government Code (the “Act”), by and between the Houston­Galveston Area Council, hereinafter referredto as “H­GAC,” having its principal place of business at 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, Texas 77027, and , a local government, a state agency, or a non­profit corporation created and operated to provide one or moregovernmental functions and services, hereinafter referred to as “End User,” having its principal place of business at , .WaukeeFire Dept 230 WHickman Rd Waukee IA 50263 WITNESSETH, H­GAC is a regional planning commission and political subdivision of the State of Texas operating underChapter 391, Texas Local Government Code; andWHEREAS, pursuant to the Act, H­GAC is authorized to contract with eligible entities to perform governmental functions andservices, including the purchase of goods and services; andWHEREAS, in reliance on such authority, H­GAC has instituted a cooperative purchasing program under which it contractswith eligible entities under the Act; andWHEREAS, End User has represented that it is an eligible entity under the Act, that its governing body has authorized thisContract on  (Date), and that it desires to contract with H­GAC on the terms set forth below;WHEREAS10/01/2020, H­GAC and the End User do hereby agree as follows:NOW, THEREFOREARTICLE 1: LEGAL AUTHORITYThe End User represents and warrants to H­GAC that (1) it is eligible to contract with H­GAC under the Act because it is oneof the following: a local government, as defined in the Act (a county, a municipality, a special district, or other politicalsubdivision of the State of Texas or any other state), or a combination of two or more of those entities, a state agency (anagency of the State of Texas as defined in Section 771.002 of the Texas Government Code, or a similar agency of anotherstate), or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, and (2) itpossesses adequate legal authority to enter into this Contract.ARTICLE 2: APPLICABLE LAWSH­GAC and the End User agree to conduct all activities under this Contract in accordance with all applicable rules,regulations, and ordinances and laws in effect or promulgated during the term of this Contract.ARTICLE 3: WHOLE AGREEMENTThis Contract and any attachments, as provided herein, constitute the complete contract between the parties hereto, andsupersede any and all oral and written agreements between the parties relating to matters herein.ARTICLE 4: PERFORMANCE PERIODThe period of this Contract shall be for the balance of the fiscal year of the End User, which began  and ends. This Contract shall thereafter automatically be renewed annually for each succeeding fiscal year, provided thatsuch renewal shall not have the effect of extending the period in which the End User may make any payment due an H­ GACcontractor beyond the fiscal year in which such obligation was incurred under this Contract.07/01/202006/30/2021ARTICLE 5: SCOPE OF SERVICESThe End User appoints H­GAC its true and lawful purchasing agent for the purchase of certain products and services throughthe H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submission of any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC. All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC. Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User. ARTICLE 6: PAYMENTS H­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, and presentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay H­ GAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenues available to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or services End User procures from an H­ GAC contractor. ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTS This Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, or deletions to the terms of this Contract which are required by changes in Federal and State law or regulations are automatically incorporated into this Contract without written amendment hereto and shall become effective on the date designated by such law or regulation. H­GAC reserves the right to make changes in the scope of products and services offered through the H­GAC Cooperative Purchasing Program to be performed hereunder. ARTICLE 8: TERMINATION PROCEDURES H­GAC or the End User may cancel this Contract at any time upon thirty (30) days written notice by certified mail to the other party to this Contract. The obligations of the End User, including its obligation to pay H­GAC’s contractor for all costs incurred under this Contract prior to such notice shall survive such cancellation, as well as any other obligation incurred under this Contract, until performed or discharged by the End User. ARTICLE 9: SEVERABILITY All parties agree that should any provision of this Contract be determined to be invalid or unenforceable, such determination shall not affect any other term of this Contract, which shall continue in full force and effect. ARTICLE 10: FORCE MAJEURE To the extent that either party to this Contract shall be wholly or partially prevented from the performance within the term specified of any obligation or duty placed on such party by reason of or through strikes, stoppage of labor, riot, fire, flood, acts of war, insurrection, accident, order of any court, act of God, or specific cause reasonably beyond the party's control and not attributable to its neglect or nonfeasance, in such event, the time for the performance of such obligation or duty shall be suspended until such disability to perform is removed; provided, however, force majeure shall not excuse an obligation solely to pay funds. Determination of force majeure shall rest solely with H­GAC. ARTICLE 11: VENUE Disputes between procuring party and Vendor are to be resolved in accord with the law and venue rules of the State of purchase. THIS INSTRUMENT HAS BEEN EXECUTED BY THE PARTIES HERETO AS FOLLOWS: Waukee Fire Dept Name of End User (local government, agency, or non­profit corporation) 230 W Hickman Rd Mailing Address , Waukee IA 50263 City, State ZIP Code Signature of chief elected or appointed official | Date , Courtney Clarke Mayor Typed Name & Title of Signatory Houston­Galveston Area Council 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, TX 77027 By: Executive Director Date: END USER DATA Please sign and return the Interlocal Contract, along with this completed form, to H­GAC by emailing it to cpcontractfax@h­gac.com or by faxing it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: H­GAC Cooperative Purchasing Program P.O. Box 22777, Houston, TX 77227­2777  County Name: Name of End User Agency:Waukee Fire Dept Dallas Mailing Address: , 230 W Hickman Rd Waukee IA 50263 Main Telephone Number:  FAX Number:(515) 978­7998 Physical Address: , 1300 SE LA GRANT PKWY Waukee IA 50263 Web Site Address: www.waukee.org Official Contact:Linda Burkhart Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Finance Director Ph No.: (515) 978­7900 FX No.: E­Mail Address: lburkhart@waukee.org Authorized Official:Courtney Clarke Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Mayor Ph No.: (515) 978­7900 FX No.: E­Mail Address: cclarke@waukee.org Official Contact:Clint Robinson Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Fire Chief Ph No.: (515) 978­7998 FX No.: E­Mail Address: crobinson@waukee.org Official Contact:Tomme Tysdal Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Deputy Fire Chief Ph No.: (515) 978­7998 FX No.: E­Mail Address: ttysdal@waukee.org Official Contact: Mailing Address: ,  Title: Ph No.: FX No.: E­Mail Address: ILC No.: ILC20­10874 Permanent Number assigned by H­GACNON­PROFIT CERTIFICATION  (End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance with the Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles of Incorporation are enclosed. Waukee Fire Dept 42­6006605 End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services. “Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas: Functions/Services: Police Protection Detention Services; Streets Roads Drainage; Parks Recreation; Planning; Fire Protection; Library Museum Services; Engineering; Administrative Functions: Tax Assessment Collection; Purchasing; Records Management Services; Data Processing; Equipment Repair; End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services or functions end user provides. End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by this restriction. By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate. Signature of End User , Courtney Clarke Mayor Printed Name and Title Date COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS Step 1 (complete) Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered. Step 2 Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity. Step 3 Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: PO Box 22777  Houston, TX 77227­2777 H­GAC Cooperative Purchasing Program If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents. Step 4 H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically. INTERLOCAL CONTRACT FORCOOPERATIVE PURCHASING ILC No.:ILC20­10874Permanent Number assignedby H­GACTHIS INTERLOCAL CONTRACT (“Contract”), made and entered into pursuant to the Texas Interlocal Cooperation Act,Chapter 791, Texas Government Code (the “Act”), by and between the Houston­Galveston Area Council, hereinafter referredto as “H­GAC,” having its principal place of business at 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, Texas 77027, and , a local government, a state agency, or a non­profit corporation created and operated to provide one or moregovernmental functions and services, hereinafter referred to as “End User,” having its principal place of business at , .WaukeeFire Dept 230 WHickman Rd Waukee IA 50263 WITNESSETH, H­GAC is a regional planning commission and political subdivision of the State of Texas operating underChapter 391, Texas Local Government Code; andWHEREAS, pursuant to the Act, H­GAC is authorized to contract with eligible entities to perform governmental functions andservices, including the purchase of goods and services; andWHEREAS, in reliance on such authority, H­GAC has instituted a cooperative purchasing program under which it contractswith eligible entities under the Act; andWHEREAS, End User has represented that it is an eligible entity under the Act, that its governing body has authorized thisContract on  (Date), and that it desires to contract with H­GAC on the terms set forth below;WHEREAS10/01/2020, H­GAC and the End User do hereby agree as follows:NOW, THEREFOREARTICLE 1: LEGAL AUTHORITYThe End User represents and warrants to H­GAC that (1) it is eligible to contract with H­GAC under the Act because it is oneof the following: a local government, as defined in the Act (a county, a municipality, a special district, or other politicalsubdivision of the State of Texas or any other state), or a combination of two or more of those entities, a state agency (anagency of the State of Texas as defined in Section 771.002 of the Texas Government Code, or a similar agency of anotherstate), or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, and (2) itpossesses adequate legal authority to enter into this Contract.ARTICLE 2: APPLICABLE LAWSH­GAC and the End User agree to conduct all activities under this Contract in accordance with all applicable rules,regulations, and ordinances and laws in effect or promulgated during the term of this Contract.ARTICLE 3: WHOLE AGREEMENTThis Contract and any attachments, as provided herein, constitute the complete contract between the parties hereto, andsupersede any and all oral and written agreements between the parties relating to matters herein.ARTICLE 4: PERFORMANCE PERIODThe period of this Contract shall be for the balance of the fiscal year of the End User, which began  and ends. This Contract shall thereafter automatically be renewed annually for each succeeding fiscal year, provided thatsuch renewal shall not have the effect of extending the period in which the End User may make any payment due an H­ GACcontractor beyond the fiscal year in which such obligation was incurred under this Contract.07/01/202006/30/2021ARTICLE 5: SCOPE OF SERVICESThe End User appoints H­GAC its true and lawful purchasing agent for the purchase of certain products and services throughthe H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submissionof any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC.All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC.Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User.ARTICLE 6: PAYMENTSH­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, andpresentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay H­GAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenuesavailable to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or servicesEnd User procures from an H­ GAC contractor.ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTSThis Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, ordeletions to the terms of this Contract which are required by changes in Federal and State law or regulations are automaticallyincorporated into this Contract without written amendment hereto and shall become effective on the date designated by suchlaw or regulation.H­GAC reserves the right to make changes in the scope of products and services offered through the H­GAC CooperativePurchasing Program to be performed hereunder.ARTICLE 8: TERMINATION PROCEDURESH­GAC or the End User may cancel this Contract at any time upon thirty (30) days written notice by certified mail to the otherparty to this Contract. The obligations of the End User, including its obligation to pay H­GAC’s contractor for all costsincurred under this Contract prior to such notice shall survive such cancellation, as well as any other obligation incurred underthis Contract, until performed or discharged by the End User.ARTICLE 9: SEVERABILITYAll parties agree that should any provision of this Contract be determined to be invalid or unenforceable, such determinationshall not affect any other term of this Contract, which shall continue in full force and effect.ARTICLE 10: FORCE MAJEURETo the extent that either party to this Contract shall be wholly or partially prevented from the performance within the termspecified of any obligation or duty placed on such party by reason of or through strikes, stoppage of labor, riot, fire, flood, actsof war, insurrection, accident, order of any court, act of God, or specific cause reasonably beyond the party's control and notattributable to its neglect or nonfeasance, in such event, the time for the performance of such obligation or duty shall besuspended until such disability to perform is removed; provided, however, force majeure shall not excuse an obligation solelyto pay funds. Determination of force majeure shall rest solely with H­GAC.ARTICLE 11: VENUEDisputes between procuring party and Vendor are to be resolved in accord with the law and venue rules of the State ofpurchase.THIS INSTRUMENT HAS BEEN EXECUTED BY THE PARTIES HERETO AS FOLLOWS:Waukee Fire DeptName of End User (local government, agency, or non­profitcorporation)230 W Hickman RdMailing Address, Waukee IA 50263City, State ZIP CodeSignature of chief elected or appointed official | Date , Courtney Clarke Mayor Typed Name & Title of Signatory Houston­Galveston Area Council3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, TX77027By:Executive DirectorDate: END USER DATA Please sign and return the Interlocal Contract, along with this completed form, to H­GAC by emailing it to cpcontractfax@h­gac.com or by faxing it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: H­GAC Cooperative Purchasing Program P.O. Box 22777, Houston, TX 77227­2777  County Name: Name of End User Agency:Waukee Fire Dept Dallas Mailing Address: , 230 W Hickman Rd Waukee IA 50263 Main Telephone Number:  FAX Number:(515) 978­7998 Physical Address: , 1300 SE LA GRANT PKWY Waukee IA 50263 Web Site Address: www.waukee.org Official Contact:Linda Burkhart Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Finance Director Ph No.: (515) 978­7900 FX No.: E­Mail Address: lburkhart@waukee.org Authorized Official:Courtney Clarke Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Mayor Ph No.: (515) 978­7900 FX No.: E­Mail Address: cclarke@waukee.org Official Contact:Clint Robinson Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Fire Chief Ph No.: (515) 978­7998 FX No.: E­Mail Address: crobinson@waukee.org Official Contact:Tomme Tysdal Mailing Address: 230 W Hickman Rd , Waukee IA 50263 Title: Deputy Fire Chief Ph No.: (515) 978­7998 FX No.: E­Mail Address: ttysdal@waukee.org Official Contact: Mailing Address: ,  Title: Ph No.: FX No.: E­Mail Address: ILC No.: ILC20­10874 Permanent Number assigned by H­GACNON­PROFIT CERTIFICATION  (End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance with the Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles of Incorporation are enclosed. Waukee Fire Dept 42­6006605 End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services. “Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas: Functions/Services: Police Protection Detention Services; Streets Roads Drainage; Parks Recreation; Planning; Fire Protection; Library Museum Services; Engineering; Administrative Functions: Tax Assessment Collection; Purchasing; Records Management Services; Data Processing; Equipment Repair; End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services or functions end user provides. End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by this restriction. By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate. Signature of End User , Courtney Clarke Mayor Printed Name and Title Date COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS Step 1 (complete) Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered. Step 2 Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity. Step 3 Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: PO Box 22777  Houston, TX 77227­2777 H­GAC Cooperative Purchasing Program If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents. Step 4 H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically. INTERLOCAL CONTRACT FORCOOPERATIVE PURCHASING ILC No.:ILC20­10874Permanent Number assignedby H­GACTHIS INTERLOCAL CONTRACT (“Contract”), made and entered into pursuant to the Texas Interlocal Cooperation Act,Chapter 791, Texas Government Code (the “Act”), by and between the Houston­Galveston Area Council, hereinafter referredto as “H­GAC,” having its principal place of business at 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, Texas 77027, and , a local government, a state agency, or a non­profit corporation created and operated to provide one or moregovernmental functions and services, hereinafter referred to as “End User,” having its principal place of business at , .WaukeeFire Dept 230 WHickman Rd Waukee IA 50263 WITNESSETH, H­GAC is a regional planning commission and political subdivision of the State of Texas operating underChapter 391, Texas Local Government Code; andWHEREAS, pursuant to the Act, H­GAC is authorized to contract with eligible entities to perform governmental functions andservices, including the purchase of goods and services; andWHEREAS, in reliance on such authority, H­GAC has instituted a cooperative purchasing program under which it contractswith eligible entities under the Act; andWHEREAS, End User has represented that it is an eligible entity under the Act, that its governing body has authorized thisContract on  (Date), and that it desires to contract with H­GAC on the terms set forth below;WHEREAS10/01/2020, H­GAC and the End User do hereby agree as follows:NOW, THEREFOREARTICLE 1: LEGAL AUTHORITYThe End User represents and warrants to H­GAC that (1) it is eligible to contract with H­GAC under the Act because it is oneof the following: a local government, as defined in the Act (a county, a municipality, a special district, or other politicalsubdivision of the State of Texas or any other state), or a combination of two or more of those entities, a state agency (anagency of the State of Texas as defined in Section 771.002 of the Texas Government Code, or a similar agency of anotherstate), or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, and (2) itpossesses adequate legal authority to enter into this Contract.ARTICLE 2: APPLICABLE LAWSH­GAC and the End User agree to conduct all activities under this Contract in accordance with all applicable rules,regulations, and ordinances and laws in effect or promulgated during the term of this Contract.ARTICLE 3: WHOLE AGREEMENTThis Contract and any attachments, as provided herein, constitute the complete contract between the parties hereto, andsupersede any and all oral and written agreements between the parties relating to matters herein.ARTICLE 4: PERFORMANCE PERIODThe period of this Contract shall be for the balance of the fiscal year of the End User, which began  and ends. This Contract shall thereafter automatically be renewed annually for each succeeding fiscal year, provided thatsuch renewal shall not have the effect of extending the period in which the End User may make any payment due an H­ GACcontractor beyond the fiscal year in which such obligation was incurred under this Contract.07/01/202006/30/2021ARTICLE 5: SCOPE OF SERVICESThe End User appoints H­GAC its true and lawful purchasing agent for the purchase of certain products and services throughthe H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submissionof any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC.All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC.Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User.ARTICLE 6: PAYMENTSH­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, andpresentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay H­GAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenuesavailable to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or servicesEnd User procures from an H­ GAC contractor.ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTSThis Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, ordeletions to the terms of this Contract which are required by changes in Federal and State law or regulations are automaticallyincorporated into this Contract without written amendment hereto and shall become effective on the date designated by suchlaw or regulation.H­GAC reserves the right to make changes in the scope of products and services offered through the H­GAC CooperativePurchasing Program to be performed hereunder.ARTICLE 8: TERMINATION PROCEDURESH­GAC or the End User may cancel this Contract at any time upon thirty (30) days written notice by certified mail to the otherparty to this Contract. The obligations of the End User, including its obligation to pay H­GAC’s contractor for all costsincurred under this Contract prior to such notice shall survive such cancellation, as well as any other obligation incurred underthis Contract, until performed or discharged by the End User.ARTICLE 9: SEVERABILITYAll parties agree that should any provision of this Contract be determined to be invalid or unenforceable, such determinationshall not affect any other term of this Contract, which shall continue in full force and effect.ARTICLE 10: FORCE MAJEURETo the extent that either party to this Contract shall be wholly or partially prevented from the performance within the termspecified of any obligation or duty placed on such party by reason of or through strikes, stoppage of labor, riot, fire, flood, actsof war, insurrection, accident, order of any court, act of God, or specific cause reasonably beyond the party's control and notattributable to its neglect or nonfeasance, in such event, the time for the performance of such obligation or duty shall besuspended until such disability to perform is removed; provided, however, force majeure shall not excuse an obligation solelyto pay funds. Determination of force majeure shall rest solely with H­GAC.ARTICLE 11: VENUEDisputes between procuring party and Vendor are to be resolved in accord with the law and venue rules of the State ofpurchase.THIS INSTRUMENT HAS BEEN EXECUTED BY THE PARTIES HERETO AS FOLLOWS:Waukee Fire DeptName of End User (local government, agency, or non­profitcorporation)230 W Hickman RdMailing Address, Waukee IA 50263City, State ZIP CodeSignature of chief elected or appointed official | Date, Courtney Clarke MayorTyped Name & Title of Signatory Houston­Galveston Area Council3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, TX77027By:Executive DirectorDate:END USER DATAPlease sign and return the Interlocal Contract, along with this completed form, to H­GAC by emailing it tocpcontractfax@h­gac.com or by faxing it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to:H­GAC Cooperative Purchasing ProgramP.O. Box 22777, Houston, TX 77227­2777 County Name: Name of End User Agency:Waukee Fire Dept DallasMailing Address: , 230 W Hickman Rd Waukee IA 50263Main Telephone Number:  FAX Number:(515) 978­7998Physical Address: , 1300 SE LA GRANT PKWY Waukee IA 50263Web Site Address: www.waukee.orgOfficial Contact:Linda BurkhartMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: Finance DirectorPh No.: (515) 978­7900FX No.:E­Mail Address: lburkhart@waukee.orgAuthorized Official:Courtney ClarkeMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: MayorPh No.: (515) 978­7900FX No.:E­Mail Address: cclarke@waukee.orgOfficial Contact:Clint RobinsonMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: Fire ChiefPh No.: (515) 978­7998FX No.:E­Mail Address: crobinson@waukee.orgOfficial Contact:Tomme TysdalMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: Deputy Fire ChiefPh No.: (515) 978­7998FX No.:E­Mail Address: ttysdal@waukee.orgOfficial Contact:Mailing Address: ,  Title:Ph No.: FX No.: E­Mail Address: ILC No.: ILC20­10874 Permanent Number assigned by H­GACNON­PROFIT CERTIFICATION  (End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance with the Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles of Incorporation are enclosed. Waukee Fire Dept 42­6006605 End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services. “Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas: Functions/Services: Police Protection Detention Services; Streets Roads Drainage; Parks Recreation; Planning; Fire Protection; Library Museum Services; Engineering; Administrative Functions: Tax Assessment Collection; Purchasing; Records Management Services; Data Processing; Equipment Repair; End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services or functions end user provides. End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by this restriction. By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate. Signature of End User , Courtney Clarke Mayor Printed Name and Title Date COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS Step 1 (complete) Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered. Step 2 Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity. Step 3 Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: PO Box 22777  Houston, TX 77227­2777 H­GAC Cooperative Purchasing Program If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents. Step 4 H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically. INTERLOCAL CONTRACT FORCOOPERATIVE PURCHASING ILC No.:ILC20­10874Permanent Number assignedby H­GACTHIS INTERLOCAL CONTRACT (“Contract”), made and entered into pursuant to the Texas Interlocal Cooperation Act,Chapter 791, Texas Government Code (the “Act”), by and between the Houston­Galveston Area Council, hereinafter referredto as “H­GAC,” having its principal place of business at 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, Texas 77027, and , a local government, a state agency, or a non­profit corporation created and operated to provide one or moregovernmental functions and services, hereinafter referred to as “End User,” having its principal place of business at , .WaukeeFire Dept 230 WHickman Rd Waukee IA 50263 WITNESSETH, H­GAC is a regional planning commission and political subdivision of the State of Texas operating underChapter 391, Texas Local Government Code; andWHEREAS, pursuant to the Act, H­GAC is authorized to contract with eligible entities to perform governmental functions andservices, including the purchase of goods and services; andWHEREAS, in reliance on such authority, H­GAC has instituted a cooperative purchasing program under which it contractswith eligible entities under the Act; andWHEREAS, End User has represented that it is an eligible entity under the Act, that its governing body has authorized thisContract on  (Date), and that it desires to contract with H­GAC on the terms set forth below;WHEREAS10/01/2020, H­GAC and the End User do hereby agree as follows:NOW, THEREFOREARTICLE 1: LEGAL AUTHORITYThe End User represents and warrants to H­GAC that (1) it is eligible to contract with H­GAC under the Act because it is oneof the following: a local government, as defined in the Act (a county, a municipality, a special district, or other politicalsubdivision of the State of Texas or any other state), or a combination of two or more of those entities, a state agency (anagency of the State of Texas as defined in Section 771.002 of the Texas Government Code, or a similar agency of anotherstate), or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, and (2) itpossesses adequate legal authority to enter into this Contract.ARTICLE 2: APPLICABLE LAWSH­GAC and the End User agree to conduct all activities under this Contract in accordance with all applicable rules,regulations, and ordinances and laws in effect or promulgated during the term of this Contract.ARTICLE 3: WHOLE AGREEMENTThis Contract and any attachments, as provided herein, constitute the complete contract between the parties hereto, andsupersede any and all oral and written agreements between the parties relating to matters herein.ARTICLE 4: PERFORMANCE PERIODThe period of this Contract shall be for the balance of the fiscal year of the End User, which began  and ends. This Contract shall thereafter automatically be renewed annually for each succeeding fiscal year, provided thatsuch renewal shall not have the effect of extending the period in which the End User may make any payment due an H­ GACcontractor beyond the fiscal year in which such obligation was incurred under this Contract.07/01/202006/30/2021ARTICLE 5: SCOPE OF SERVICESThe End User appoints H­GAC its true and lawful purchasing agent for the purchase of certain products and services throughthe H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submissionof any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC.All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC.Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User.ARTICLE 6: PAYMENTSH­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, andpresentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay H­GAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenuesavailable to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or servicesEnd User procures from an H­ GAC contractor.ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTSThis Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, ordeletions to the terms of this Contract which are required by changes in Federal and State law or regulations are automaticallyincorporated into this Contract without written amendment hereto and shall become effective on the date designated by suchlaw or regulation.H­GAC reserves the right to make changes in the scope of products and services offered through the H­GAC CooperativePurchasing Program to be performed hereunder.ARTICLE 8: TERMINATION PROCEDURESH­GAC or the End User may cancel this Contract at any time upon thirty (30) days written notice by certified mail to the otherparty to this Contract. The obligations of the End User, including its obligation to pay H­GAC’s contractor for all costsincurred under this Contract prior to such notice shall survive such cancellation, as well as any other obligation incurred underthis Contract, until performed or discharged by the End User.ARTICLE 9: SEVERABILITYAll parties agree that should any provision of this Contract be determined to be invalid or unenforceable, such determinationshall not affect any other term of this Contract, which shall continue in full force and effect.ARTICLE 10: FORCE MAJEURETo the extent that either party to this Contract shall be wholly or partially prevented from the performance within the termspecified of any obligation or duty placed on such party by reason of or through strikes, stoppage of labor, riot, fire, flood, actsof war, insurrection, accident, order of any court, act of God, or specific cause reasonably beyond the party's control and notattributable to its neglect or nonfeasance, in such event, the time for the performance of such obligation or duty shall besuspended until such disability to perform is removed; provided, however, force majeure shall not excuse an obligation solelyto pay funds. Determination of force majeure shall rest solely with H­GAC.ARTICLE 11: VENUEDisputes between procuring party and Vendor are to be resolved in accord with the law and venue rules of the State ofpurchase.THIS INSTRUMENT HAS BEEN EXECUTED BY THE PARTIES HERETO AS FOLLOWS:Waukee Fire DeptName of End User (local government, agency, or non­profitcorporation)230 W Hickman RdMailing Address, Waukee IA 50263City, State ZIP CodeSignature of chief elected or appointed official | Date, Courtney Clarke MayorTyped Name & Title of Signatory Houston­Galveston Area Council3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, TX77027By:Executive DirectorDate:END USER DATAPlease sign and return the Interlocal Contract, along with this completed form, to H­GAC by emailing it tocpcontractfax@h­gac.com or by faxing it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to:H­GAC Cooperative Purchasing ProgramP.O. Box 22777, Houston, TX 77227­2777 County Name: Name of End User Agency:Waukee Fire Dept DallasMailing Address: , 230 W Hickman Rd Waukee IA 50263Main Telephone Number:  FAX Number:(515) 978­7998Physical Address: , 1300 SE LA GRANT PKWY Waukee IA 50263Web Site Address: www.waukee.orgOfficial Contact:Linda BurkhartMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: Finance DirectorPh No.: (515) 978­7900FX No.:E­Mail Address: lburkhart@waukee.orgAuthorized Official:Courtney ClarkeMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: MayorPh No.: (515) 978­7900FX No.:E­Mail Address: cclarke@waukee.orgOfficial Contact:Clint RobinsonMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: Fire ChiefPh No.: (515) 978­7998FX No.:E­Mail Address: crobinson@waukee.orgOfficial Contact:Tomme TysdalMailing Address: 230 W Hickman Rd, Waukee IA 50263 Title: Deputy Fire ChiefPh No.: (515) 978­7998FX No.:E­Mail Address: ttysdal@waukee.orgOfficial Contact:Mailing Address:, Title:Ph No.:FX No.:E­Mail Address:ILC No.:ILC20­10874Permanent Number assignedby H­GACNON­PROFIT CERTIFICATION (End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance withthe Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles ofIncorporation are enclosed.Waukee Fire Dept 42­6006605End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services.“Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas:Functions/Services: Police Protection Detention Services; Streets Roads Drainage; Parks Recreation; Planning; FireProtection; Library Museum Services; Engineering;Administrative Functions: Tax Assessment Collection; Purchasing; Records Management Services; Data Processing;Equipment Repair;End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services orfunctions end user provides.End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by thisrestriction.By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate.Signature of End User, Courtney Clarke Mayor Printed Name and Title Date COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS Step 1 (complete) Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered. Step 2 Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity. Step 3 Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to: PO Box 22777  Houston, TX 77227­2777 H­GAC Cooperative Purchasing Program If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents. Step 4 H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically.